Отбелязване на връчвания и следене на изходираните документи в Енфорсър

Отбелязване на връчвания и следене на изходираните документи в Енфорсър

Увод

Проследяването на всеки един документ и етап от връчването на изходиран документ е важен и неизменен процес в канторите на ЧСИ. Системата Енфорсър позволява точното следене на изходираните документи, от момента на тяхното създаване, излизане на документа от кантората до момента на неговото връщане в кантората.

  1. Вземане на документ

Процеса по вземане на документите може да бъде извършен от няколко места в системата Енфорсър.

1.1.1. Вариант 1 за вземане на документ:

Вземането на документа може да се направи директно през изходящият регистър на системата.
Документите, които ще бъдат отбелязани като взети се маркират, след което от бутона |Действия|-->|Бързо вземане| могат да бъдат добавени във формата за отбелязване на вземането.



1.1.2. Вариант 2 за вземане на документ:

Зареждането на документите във формата за вземане може да бъде извършено и през раздел Вземане/Връчване → Бутон |Вземане| Списъка със взети документи се попълва ръчно, чрез изброяване на изходящ номер или сканиране на баркод на изходящ документ.

Форма за въвеждане на документи за вземане


Формата за отбелязване на Вземане на документи съдържа следната информация:

  • Вземане от - отбелязва се дали документа е взет от призовкар или куриер/поща

за повече информация може да разгледайте статията “Създаване на опис поща” както и статията “Мобилно връчване***”

  • Взет на - датата на вземане на документа

  • Взет от - лицето, което е взело документа


Полето Изходящ документ се използва за въвеждане на номер на  изходящ документ, като по този начин избраният изходящ документ се зарежда в списъка с взети документи.

За канторите, които използват модула Е- дело, зареждането на списъка с документи, които ще бъдат взети, може да се извърши от полето “Изх.док Баркод:” чрез сканиране на баркода на документа с баркод четец.


2. Отбелязване на връчване или опит за връчване. 

Отбелязването на връчване или опит за връчване е 2 рата стъпка от процеса по обработка на документите, които са изходирани и са отбелязани като взети.

Отбелязването се извършва през глобалният изходящ регистър →  раздел Опити за връчване. От бутона добави се отваря формата за попълване с детайлите на връчването.


Съдържание на формата:

  • Опит чрез - чрез кого е връчен документа

  • Изходящ документ - въвежда се номера на изходящият документ и се избира от падащото меню

  • Връчител - посочва се лицето връчител на документа

  • Адрес по делото - избира се флаг ДА/НЕ в зависимост дали адреса на който е връчен документа съвпада с адреса на длъжника по ИД

  • Не живее на адрес - в зависимост дали лицето на което се връчи документа живее на посоченият адрес

  • Връчен - избира се флаг ДА/НЕ в зависимост от това дали документа е връчен или не. ВНИМАНИЕ: Това е мястото откъдето трябва да започне попълване на информацията за връчването. В зависимост от стойността на това поле формата за връчване визуализира различни полета и стойности. Когато даден документ се отбележи с Връчен - НЕ, системата записва попълнената информация като опит за връчване. Опитите за връчване дават допълнителна и важна информация защо даден документ не е връчен.

  • Начин на връчване - от падащото меню се избират предефинирани стойности за начина на връчване

  • Дата и час за връчването на документа

  • Статус - контролирането и одобряването на връчването на даден документ зависи от неговият статус. След като дадено връчване бъде одобрено, информацията за него не може да бъде променяна.

  • Бележки - в полето може да се попълва свободен текст с коментари за осъщественото или не връчване.

3. Масово (бързо) връчване на документи


С цел по бързата работа при еднотипни връчвания, системата Енфорсър позволява да се попълни бързо и точно информацията за голямо количество документи, при които имаме еднакви детайли за извършеното връчване. Обикновено това са извършените връчвания на документи чрез поща/куриер, но също така това могат да бъдат и документи връчени от призовкар, които имат сходни детайли за извършеното връчване.

Също така във формата се отбелязва и опитите за връчване на документи, когато имаме сходни причини за невръчване на документи.



Формата за отбелязване на връчването се отваря чрез бутона Действия → Бързо връчване в раздел Изходящи документи → Опити за връчване

Съдържание на формата:

Формата за бързо връчване съдържа следните детайли за извършеното връчване или опита за връчване:

  • Как е извършено връчването или опита за връчване - Поща/Куриер или Призовкар;

  • От кого е извършено връчването или опита за връчване - Име на куриерска фирма или име на призовкар;

  • Датата на връчването или опита за това

  • Начина на връчване

  • Бележки за връчването или опита за връчване* Внимание: Бележките попълнени в полето ще се запишат за всички изброени документи в списъка

Зареждане на списък с документи:


Зареждането на списъка с документи се извършва чрез:

  • сканиране с баркод четец на номер на товарителница или баркод на изходящ документ. Тук може да разгледате статията за ……………….

  • изброяване на изходящите номера и посочване на годината на изходящият документ, след което се натиска бутона |Зареди документи| 1. → 2. → 3.  


Въведените данни и промени се записват.

4. Връщане на документ:

След като даден документ(и) е връчен и няма друга причина същия да е физически у призовкаря, той следва да бъде върнат в кантората на ЧСИ. Също така документи, които са се върнали с поща/куриер също следва да бъдат отбелязани като върнати. Отбелязването на връщането се извършва по подобие на вземането на документите. Процедурата е същата като при Вариант 1 и Вариант 2 на вземането. Разликата е, че тук се използва бутонът "Връщане".

Тук може да разгледате подробно описание по Процедура по одобряване действията на връчител.


Тук може да разгледате подробно описание на Етапи на връчване на книжа чрез мобилното приложение.


    • Related Articles

    • Създаване на опис на поща в системата Енфорсър

      Създаване на опис поща в системата Енфорсър Функцията за създаване на опис поща подпомага и улеснява процеса по следене и изготвяне на документацията за изходящата поща на кантората на ЧСИ Създаване на опис поща Създаването на описа се извършва в ...
    • Е-дело и файлове в системата Енфорсър

      Описание на функцията В системата Енфорсър определени типове записи могат да имат прикачени файлове асоциирани с тях. Тези типове файлове са: Входящи документи Изходящи документи Протоколи Погасяване/разпределение Сметка/фактура Постъпили плащания ...
    • Масово входиране на документи

      В системата Енфорсър съществува възможност както да се изходират масово документи, така и да се входират. За разлика от изходирането, при входирането на документи не е нужно да се правят шаблони за входиране. Важно е само да се отбележи, че масовото ...
    • Създаване на събития и задачи в системата Енфорсър

      Следенето на сроковете и събитията по изпълнителните дела е особено важен процес свързан с изпълнителното производство.  Обобщена информация за събития и задачи по изпълнителните дела се съдържа в раздел "Работна дъска" на глобалното меню.  ...
    • Издаване на сметка/фактура в системата Енфорсър

      Системата Енфорсър включва в себе си модул Счетоводство, който позволява издаването на следните счетоводни документи: Сметка по чл. 79 Фактура комбинирано издаване на сметка по чл. 79 + фактура Кредитно известие Дебитно известие  Всички операции ...